Nel 2020 quasi tutto si è spostato online. Anche gli eventi. Anche il graphic recording. Ho dovuto imparare in fretta come portare su schermo quello che facevo su carta — e quello che ho scoperto è che il formato digitale non è un ripiego: è un formato a sé, con vantaggi che il fisico non ha.

Oggi gran parte del mio lavoro di graphic recording è in digitale o ibrido. Non perché sia più facile, ma perché per molti tipi di evento funziona meglio: il file è immediatamente pronto, non c'è logistica di trasporto, e il disegno può essere condiviso con centinaia di persone in tempo reale da qualsiasi parte del mondo.

💻 [ illustrazione: setup tavoletta grafica + evento online in background ]
Il setup per eventi online: tavoletta grafica, schermo condiviso in streaming, ascolto live.

Come funziona tecnicamente

Il graphic recording online si basa su tre elementi: tavoletta grafica, software di disegno e condivisione schermo sulla piattaforma dell'evento.

Mentre ascolto l'evento in streaming, disegno su iPad Pro con Apple Pencil (o su Wacom collegata al computer). Il canvas digitale viene condiviso come schermo aggiuntivo nella piattaforma — Zoom, Teams, Hopin, qualunque sia — e i partecipanti lo vedono crescere in tempo reale, esattamente come vedrebbero una tavola fisica in sala.

Il processo mentale è identico: ascolto, seleziono i concetti chiave, sintetizzo in forma visiva. Cambia solo lo strumento fisico. Il pennello è digitale, il foglio è uno schermo, ma la logica del disegno — e il risultato — è la stessa cosa.

Strumenti che uso

iPad Pro + Apple Pencil con Procreate o Adobe Fresco per disegnare; Zoom, Teams o StreamYard per condividere; file finale in .PNG o .PDF ad alta risoluzione, consegnato subito dopo l'evento.

Il vantaggio principale: il file è subito pronto

Questo è il punto che chi lavora con me apprezza di più. Con il formato fisico, dopo l'evento c'è da fotografare la tavola, eventualmente fare qualche ritocco e inviare il file. Con il formato digitale, appena l'evento finisce il file è già pronto.

Questo significa che l'organizzatore può:

  • Pubblicare il disegno sui social entro la sera stessa dell'evento
  • Inserirlo nella mail di ringraziamento inviata ai partecipanti nelle ore successive
  • Proiettarlo nella sessione di chiusura come sintesi visiva della giornata
  • Usarlo nel report post-evento senza aspettare nulla

Per eventi con cicli comunicativi rapidi — summit di un giorno, webinar con follow-up immediato, conferenze con molti media presenti — questa velocità di consegna fa la differenza.

Quando ha senso scegliere il formato online

Non ogni evento ha bisogno del formato fisico. Ci sono contesti in cui il digitale è la scelta migliore:

Quando i partecipanti sono distribuiti geograficamente. Un summit internazionale con persone collegate da Milano, Bruxelles e New York non può avere una "sala": il canvas condiviso in streaming diventa lo spazio visivo comune di tutti.

Quando il budget non include la logistica. Il formato online non richiede spostamento, vitto, alloggio o materiali fisici. È una voce di costo diversa e spesso più accessibile.

Quando il materiale deve viaggiare veloce. Come detto sopra: nessuna attesa, file pronto subito.

Quando l'evento è principalmente digitale per scelta. Molti festival, conferenze e summit hanno scelto il formato ibrido o full-digital non per necessità ma perché raggiungono un pubblico più ampio. In questi casi il graphic recording digitale si integra naturalmente.

🌐 [ illustrazione: graphic recording proiettato in una piattaforma evento online, visto da più schermi ]
Il canvas viene condiviso in tempo reale: i partecipanti lo vedono costruirsi durante l'evento.

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Il caso ibrido: in sala e online allo stesso tempo

Gli eventi ibridi sono la situazione più interessante — e più complessa. C'è una parte di pubblico in sala, una parte collegata da remoto. Come funziona il graphic recording in questo contesto?

Ci sono due approcci principali:

1. Graphic recorder fisicamente in sala. Lavoro su carta grande appesa al muro, visibile ai presenti. Allo stesso tempo, il mio schermo con una versione digitale del lavoro (o semplicemente una fotocamera puntata sulla tavola) viene trasmesso in streaming per chi è online. I presenti vedono l'originale fisico; i remoti vedono lo stesso contenuto via streaming.

2. Graphic recorder da remoto in digitale. Lavoro sulla tavoletta da casa o dal mio studio. Il canvas viene proiettato in sala su uno schermo dedicato (per i presenti) e condiviso in streaming (per i remoti). Tutti vedono la stessa cosa, in tempo reale.

La scelta tra i due dipende dall'evento: se la sala è importante e si vuole l'energia del disegno fisico, si sceglie il primo approccio. Se la flessibilità e la velocità di consegna sono prioritarie, si sceglie il secondo.

"Avevamo partecipanti da tre continenti e volevamo qualcosa che tenesse insieme tutto. Il disegno condiviso in streaming è diventato il punto di riferimento visivo dell'intera giornata."
— Feedback da un cliente, summit internazionale sulla sostenibilità
Come funziona nel dettaglio →

Cosa non cambia rispetto al formato fisico

La cosa più importante da capire è che il formato digitale non cambia la sostanza del lavoro. Quello che rimane uguale:

  • Il processo di ascolto attivo — seleziono, sintetizzo, trasformo in immagini
  • La preparazione pre-evento — brief, programma, palette colori, vocabolario visivo
  • Il risultato finale — una tavola visiva che racconta l'evento in modo completo e navigabile
  • L'utilità post-evento — il materiale vive molto oltre la giornata stessa

La differenza è strumentale, non concettuale.

Esperienza diretta

Per un evento digitale su biodiversità con il National Biodiversity Future Center, il disegno è stato condiviso in diretta con oltre 200 partecipanti collegati da remoto. Alla fine è stato inserito nel report ufficiale e usato in una presentazione istituzionale. Zero logistica, massima resa.

Come prepararsi per un evento online: checklist pratica

Se stai organizzando un evento online e stai valutando il graphic recording, ecco quello che serve sapere:

  • Piattaforma usata — Zoom, Teams, Hopin, StreamYard? Ogni piattaforma ha modi diversi di gestire la condivisione dello schermo: è utile saperlo in anticipo
  • Accesso audio — il graphic recorder deve sentire bene i relatori; se l'audio è mediocre, la qualità del disegno ne risente
  • Test tecnico — 15 minuti prima dell'evento per verificare che la condivisione schermo funzioni come previsto
  • Brief pre-evento — programma, temi chiave, nomi dei relatori, palette colori se necessario
  • Formato di consegna — PNG ad alta risoluzione, PDF, o entrambi? Decidiamo prima così il file è pronto nell'esatto formato che serve

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Alessia Iotti

Alessia Iotti — Alterales

Illustratrice, graphic recorder e attivista climatica. Ho fatto graphic recording — fisico e digitale — per UNHCR, TEDx Varese, Trieste Next, Apple/Lifegate, National Biodiversity Future Center e molti altri. Autrice di "La crisi climatica esiste, non è un unicorno" (Mondadori Ragazzi '24) e "Al lago, al lago" (Hopi Edizioni '23). Collabora ogni venerdì con la trasmissione GEO su RAI 3.

Domande frequenti

Come funziona il graphic recording online?
Il graphic recorder lavora su tavoletta grafica mentre ascolta l'evento in streaming. Il canvas digitale viene condiviso in tempo reale via schermo — come una presentazione live — visibile a tutti i partecipanti collegati. Il processo è identico al formato fisico: ascolto, sintesi, traduzione in immagini.
Quali strumenti usa un graphic recorder per eventi online?
Gli strumenti principali sono: tavoletta grafica (Wacom o iPad Pro con Apple Pencil), software di disegno (Procreate, Adobe Fresco, Clip Studio), e un sistema di condivisione schermo via Zoom, Teams o la piattaforma dell'evento. Il file finale è un'immagine ad alta risoluzione pronta per l'uso immediato.
Il graphic recording online è efficace quanto quello fisico?
Per eventi digitali sì, è pienamente efficace. La differenza principale è l'assenza dell'energia fisica della sala. Ma il risultato finale è equivalente, e la consegna è più rapida perché il file è già digitale.
Cosa succede al file dopo un evento online?
Il file viene consegnato in alta risoluzione subito dopo l'evento, pronto per essere pubblicato sui social, inserito nella mail di ringraziamento, proiettato in sessioni follow-up o usato nel report. Per eventi digitali il turnaround è immediato.
Come si integra il graphic recording in Zoom o Teams?
Il canvas del graphic recorder viene condiviso come schermo aggiuntivo nella piattaforma dell'evento. I partecipanti possono vederlo in una finestra separata o in alternanza con il relatore. Su piattaforme come Hopin è possibile dedicare una stanza virtuale al live drawing.
Il graphic recording funziona per eventi ibridi?
Sì. Per un evento ibrido il graphic recorder può essere fisicamente in sala (tavola visibile ai presenti) mentre il canvas viene proiettato anche per chi è collegato da remoto. In alternativa lavora in digitale da remoto con il disegno proiettato sia in sala che online.
Quanto costa il graphic recording per un evento online?
Per eventi online le tariffe sono generalmente simili o leggermente inferiori rispetto al formato fisico, non dovendo considerare spostamento e materiali. Il fattore principale resta la durata dell'evento. Il preventivo è sempre personalizzato.
Serve una preparazione diversa per il graphic recording online?
La preparazione è simile al formato fisico: brief, programma, temi chiave. In più è utile fare un test tecnico prima dell'evento per verificare la condivisione dello schermo sulla piattaforma usata e assicurarsi che l'audio sia chiaro.